1. Généralités

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, un renseignement personnel et confidentiel est une information qui permet d'identifier une personne physique. On sous-entend donc par renseignements confidentiels toute information sensible dont l’accès et l’utilisation est restreinte aux personnes ou entité désignés à cet effet et dont la propagation de cette information aurait pour effet de causer des préjudices à l’entité et à ses partenaires ou à des individus.

CODE3 reconnaît qu’elle aura accès à des renseignements personnels, confidentiels, stratégiques, commerciaux, techniques ou juridiques liées aux opérations du client, notamment, en ce qui concerne ses stratégies, ses opportunités d’affaires, sa propriété intellectuelle, ses ententes d’impartition et autres informations de cette nature.

La coopérative s’engage donc à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels de ses clients. La présente politique sur la protection des renseignements personnels a pour but d’aider à comprendre les pratiques en matière de collecte, d’utilisation, et de conservation des renseignements personnels.

2. Lois applicables

CODE3 est assujettie aux dispositions relatives à la protection des renseignements personnels de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) lorsque ce type de renseignement est détenu dans le cadre de ses fonctions et activités.

3. Collecte de renseignements

Les renseignements personnels sont recueillis de plusieurs façons, entre autres par l’entremise de formulaires selon le modèle d’affaire, le transfert des données dans la base de données, par communication avec nous en personne, par téléphone, par la poste ou par courriel. CODE3 ne recueille que les renseignements personnels nécessaires pour la conduite de ses activités et pour la réalisation des fins déterminées. Selon les circonstances, les renseignements personnels peuvent comprendre les identifications des utilisateurs, les renseignements sur la gestion de paiement, les renseignent stratégiques ou contractuel d’une entité, etc.

4. Utilisation des renseignements

Des mesures pour que seules les personnes autorisées aient accès aux renseignements personnelles et soient autorisés à traiter les données ont été mises en place. Ainsi, un engagement de confidentialité devra être signé, au préalable, par tous les employés, mandataires et/ou sous-traitants de CODE3 ayant accès aux systèmes du client et aux données confidentielles. De sorte, qu’aucune donnée ne sera transférée vers une partie tierce sans l’approbation écrite du client.

CODE3 reconnaît que l’Information confidentielle demeure la propriété exclusive du client et que toute divulgation non autorisée de cette Information confidentielle peut lui causer des dommages importants. Afin de protéger les intérêts du client, CODE3 utilisera l’Information confidentielle divulguée uniquement aux fins pour lesquelles elle a été divulguée. De plus, toutes les données des clients demeurent confidentielles, sauf si elles ont été publiées dans les médias ou par le client.

Un document est considéré non confidentiel:

• s’il ne contient aucun renseignement personnel et n’a aucune valeur stratégique pour l’entité;
• si au moment de sa divulgation, était du domaine public;
• s’il devient disponible, après le transfert d’information entre le client et CODE3, de façon générale au public, par la publication ou autrement, et que cette divulgation n’est pas le résultat d’une faute commise par CODE3;
• s’il est divulgué à CODE3 par une tierce partie;
• s’il s’agit d’information gouvernementale.

Les renseignements collectés sont utilisés pour les finalités suivantes :

• enregistrer les données confidentielles dans la base de données;
• traiter les données;
• analyser et répondre aux requis des clients;
• corriger des bogues;
• sauvegarder les changements apportés dans la base de données;
• offrir un service spécialisé dans le domaine de la conception de logiciel.

5. Conservation des renseignements

CODE3 conserve les informations personnelles des clients tout aussi longtemps que nécessaire pour fournir ses services, ou tel que requis par les lois, réglementations ou ordonnances gouvernementales applicables. Les renseignements personnels peuvent être conservés pour des périodes différentes selon la nature des renseignements et la raison pour laquelle ils sont détenus. En utilisant les services de la coopérative, le client donne son consentement au transfert d’informations personnelles vers notre base de données. CODE3 ne vend jamais les données personnelles à des tiers et une autorisation écrite avant de transférer de l’information confidentielle d’un client à un tiers est exigée.

CODE3 a mis en place des mesures de protection physiques, technologiques ou administratives appropriées pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en sa possession.

Cependant aucune méthode de transmission Internet ni aucun moyen de stockage électronique n’est sécuritaire à 100 %. Si vous avez des raisons de croire qu’une atteinte au caractère confidentiel des renseignements personnels et/ou confidentiels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous.

CODE3 convient, au surplus, de poser sans délai les actes nécessaires afin de limiter les dommages susceptibles de résulter d’une atteinte, de procéder à une enquête afin d’identifier toute vulnérabilité et d’apporter les correctifs nécessaires en vue d’éviter toute répétition d’un tel incident.

6. Mise à jour

Le contenu de cette politique peut être modifié sans préavis pour refléter les changements apportés à nos pratiques, notre technologie, nos exigences légales et d’autres facteurs. Les modifications apportées à cette politique entreront en vigueur immédiatement. Nous encourageons donc le client à demeurer informé de la manière dont CODE3 traite les renseignements personnels.

7. Nous joindre

Pour tout commentaire, question, préoccupation, demande ou plainte concernant tout renseignement personnel ou sur les pratiques en matière de protection des renseignements personnels, le client est invité à communiquer avec nous à l’adresse suivante : 500-360, rue Notre-Dame Ouest, Montréal, Québec, H2Y 1T9. À l’adresse courriel suivante : dg@code3.ca